Câmara Notícia | Projeto Processos Digitais

A mesa diretora da Câmara apresentou uma medida que atualiza a resolução 961 de 2019 Norma que regulamenta os processos e documentos arquivísticos digitais no legislativo O objetivo é tornar a tramitação dos documentos mais segura e eficiente Facilitar o acesso às informações e garantir a preservação dos arquivos Já tem sistema de gestão arquivística de documentos já faz esse protocolo digital, já tem muita coisa, muito processo digital na casa já. E na prática a gente está padronizando, então está sendo aprovado o manual junto, tudo que for chegar vai seguir aquela regra. Então toda a equipe vai estar pronta para realizar o mesmo procedimento. Na prática, a atualização estabelece regras para a organização e o acompanhamento dos documentos digitais da entrada no sistema até o arquivamento ou a destinação final. A medida também está alinhada ao planejamento estratégico da Câmara para 2025 e 2026, com foco na modernização, tecnologia e sustentabilidade. O processo começa no protocolo, que encaminha os documentos para inserção no sistema digital. Nós temos o setor de protocolo, então a pessoa chega aqui na frente, é cadastrada ali pela portaria e já é encaminhada para o setor de protocolo. O setor de protocolo vai pegar o documento, a gente já está testando isso que a gente está colocando em regra agora, de pegar o documento e ter essa separação. O físico vai ser registrado, mas a gente vai andar mesmo, até para dar celeridade nos processos, então ele vai andar digital dentro da casa. A proposta também prevê regras para a digitalização de documentos que chegam em papel e manter os originais físicos. Outro ponto é o controle de acesso ao sistema com identificação dos usuários e certificados digitais. A legislação arquivística não permite a destruição do documento, então a gente precisa manter esse documento, a gente cadastraria ele físico também, até para saber onde ele está, caso tenha algum problema com o digital, ou o processo de alguma forma se assuma, algo assim, que não é para acontecer, por causa da segurança da informação. Mas se a gente precisar do físico para alguma coisa, para comparação, para ver se realmente aquele é autêntico, se não teve nenhuma alteração, adulteração no oficial, no físico, aí a gente sabe onde que ele está também, então os dois vão ser registrados no sistema, vai um para arquivamento, provavelmente aqui no protocolo, no arquivo, e o outro segue para rodar digital. O usuário vai ser cadastrado, então vai ser CPF, e-mail, para a gente conseguir saber quem está, qualquer tipo de alteração no documento tem que ser registrado, então ninguém vai ter acesso ao que não deve, a gente tem controle de quem acessa o que também, Um documento de gestão de pessoas não vai ser acessado pela compras, então ele só realmente vai ter acesso quem deve. Com a organização digital, a expectativa é facilitar a consulta aos documentos, dar mais agilidade aos processos e reduzir o uso de papel no legislativo. Hoje, para você andar com documento físico, ainda tem, inclusive, coisas mais antigas, que ainda estavam paradas no setor, ou precisam andar ainda. Então, a gente preenche uma ficha, ainda tem que pegar, a pessoa tem que levar no setor, aqui são três andares mais altos, às vezes tem que ir de elevador, tem que andar de escada. Isso tudo vira segundos. Você clicou no botão enviar, data para a pessoa, a partir do momento que a pessoa clica, ela já recebeu na caixa de entrada dela o documento.